25 de mayo de 2023
CARTA INFORMATIVA NUM. 2023-09
A LAS JUNTAS DE DIRECTORES(AS) DE
PARTICIPACION Y REPRESENTACION DE PRESIDENTES(AS) EJECUTIVOS(AS), FUNCIONARIOS(AS) Y MIEMBROS DE CUERPOS DIRECTIVOS DE COOPERATIVAS DE AHORRO Y CREDITO QUE NO SON DE CONDICION ADECUADA, EN ACTIVIDADES OFICIALES
Reciban un cordial saludo. Hemos recibido quejas de socios(as) de cooperativas de ahorro y crédito que aluden no haber recibido dividendos en sus cooperativas y sentirse preocupados ante la participación de funcionarios(as) de las cooperativas en actividades oficiales, sufragadas con fondos de estas.
En vista de ello, en esta ocasión nos expresamos sobre el tema de gastos de participación y representación de Presidentes(as) Ejecutivos(as), funcionarios(as) y miembros de cuerpos directivos de cooperativas de ahorro y crédito que no son de condición adecuada, en actividades oficiales.
Antes que todo, recordemos que una cooperativa de ahorro y crédito de condición adecuada1 es aquella que cumple con los siguientes requisitos:
i. Cuenta con una clasificación de 3 o más en el indicador de economía del Sistema de Evaluación CAMEL.
ii. No está, ni ha estado operando en las últimas 2 años bajo alguna medida de acción correctiva o medida menos drástica dispuesta para la Corporación.
iii. En el último examen realizado para la Corporación obtuvo una clasificación de 1 a 3 dentro del sistema financiero CAMEL u otra clasificación similar aprobada para la Junta de Directores de la Corporación.
iv. En las últimas cuatro trimestres ha reflejado una clasificación promedio de escala 1 a 3 dentro del sistema de análisis financiero CAEL.
v. Cumple con el porciento mínima del 8% de la reserva de capital indivisible a activos sujetos a riesgos.
vi. El índice de morosidad de la cooperativa refleja una clasificación de 3 o menos durante las últimas tres trimestres, según el sistema de clasificación CAEL.
vii. El ultimo estado financiero refleja una opinión limpia o cualificada por raz6n exclusivamente de aquellas desviaciones de GAAP permitidas par la Ley Núm. 255-2002, emitida par un(a) contador(a) publico(a) autorizado(a) de Puerto Rico.
Una cooperativa que no cumple con todos los requisitos listados anteriormente es considerada que no es de condición adecuada. En estos casos, tanto su Junta de Directores(as) coma gerencia deben estar enfocados en establecer las medidas apropiadas, los mecanismos adecuados y llevar a cabo acciones concretas de sana administración que les permita ser de condición adecuada. La prudencia y el control de gastos afirman la gestión de mitigación y sana administración a la vez que proyectan un mensaje adecuado a las (las) socios(as) y fomenta la confianza de estos(as) en su institución y el apoyo a sus decisiones.
En el centro de la toma de decisiones de toda cooperativa de ahorro y crédito esta su Junta de Directores (as), quien es responsable de establecer las políticas institucionales y de supervisar su implementación y cumplimiento por el (la) Presidente(a) Ejecutivo(a). Es esencial que todas las Juntas de Directores(as) de las cooperativas de ahorro y crédito conozcan si su cooperativa es o no de condición adecuada para que descarguen responsablemente sus funciones. No deben pasar por alto que "[l]os miembros de los cuerpos directivos de una cooperativa es tan sujetos a un deber de fiducia para con la cooperativa. Este deber de fiducia incluye el deber de diligencia y el deber de lealtad para con la cooperativa, así como el deber de velar y de cuidar como un buen padre de familia de los bienes y operaciones de la cooperativa, así como de los haberes, acciones y depósitos de socios y depositantes que obran en la institucion."2 (Énfasis nuestro.)
Cónsono con lo anterior, las Juntas de Directores de las cooperativas de ahorro y crédito deben evaluar toda solicitud de aprobación de gastos de representación de las (las) Presidentes(as) Ejecutivos(as), funcionarios(as) y miembros de los cuerpos directivos para participar de actividades oficiales en representación de la cooperativa tomando en consideración, si la entidad es o no de condición adecuada. Cuando la cooperativa no sea de condición adecuada, deben abstenerse de autorizar gastos de viajes oficiales y optar par otras alternativas que adelanten sus intereses coma lo sería la participación por medias virtuales.
Exhortamos a las Juntas de Directores(as) a impartir las instrucciones pertinentes para asegurar que puedan cumplir cabalmente con su deber de velar por las bienes y operaciones de la cooperativa.
